Электронная подпись для ознакомления с СОУТ разрешена

Минтруд подтвердил, что если в организации внедрена система эл.кадрового документооборота, то с её помощью допустимо знакомить персонал с результатами СОУТ. Работники могут:

· знакомиться с результатами спецоценки в эл.виде через внутреннюю систему;

· подписывать карты СОУТ с использованием эл.подписи (усиленной квалифицированной или простой — в зависимости от требований системы).

При этом порядок такого ознакомления работодатель обязан закрепить в локальном нормативном акте, принятом на основании ст.8 ТК РФ. Это может быть отдельное положение об ЭДО или раздел в существующем документе, регламентирующем кадровое делопроизводство.

Позиция Минтруда по этому вопросу в раннем письме от 04.03.2026г. №15-1/ООГ-303 была более жёсткая, запрещала использование эл.подписи для этих целей. Однако в майском разъяснении №15-4/ООГ-782 Минтруд скорректировал позицию, допустив применение ЭДО. Позднее, в письме от 17.06.2026г. №15-4/В-2106, ведомство подтвердило этот подход.

Одно из наиболее важных и практически значимых уточнений касается работников, принимаемых на рабочие места, где СОУТ уже проведена.

Минтруд чётко разъяснил: подпись в карте СОУТ требуется только от сотрудников, которые фактически работали на данном рабочем месте на момент её составления. Если карта СОУТ на рабочее место уже оформлена, подпись вновь принятого сотрудника (в том числе переведённого из другого подразделения) в этой карте законодательством о СОУТ не предусмотрена.

В этом случае достаточно провести ознакомление с результатами спецоценки в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя. Как пояснил Минтруд, если СОУТ проведена в отношении рабочего места, на которое принимается работник, ознакомление с условиями труда должно быть осуществлено в соответствии с локальным нормативным актом, содержащим соответствующую норму трудового права.

При ознакомлении работнику следует обращать внимание на указанные в карте СОУТ должность и подразделение, чтобы исключить ошибки идентификации.

Для корректного внедрения эл.ознакомления с результатами СОУТ рекомендуется:

• Внедрить систему электронного кадрового документооборота (ст.22.1–22.3 ТК РФ), если она ещё не используется.
• Принять локальный нормативный акт, который установит порядок ознакомления работников с результатами СОУТ с использованием ЭДО. В нём необходимо прописать:
  
  · перечень документов, с которыми работники знакомятся в эл.виде;
  
  · порядок проставления эл.подписи;
  
  · процедуру фиксации факта и даты ознакомления.
• Обеспечить работников средствами эл.подписи (усиленной квалифицированной или простой — в зависимости от требований системы).
• Строго соблюдать 30-дневный срок ознакомления со дня утверждения отчёта о СОУТ. При этом важно помнить, что в этот срок не включаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или междувахтового отдыха.
• Учитывать особенности для новых и переведённых сотрудников — их не требуется подписывать карту СОУТ, достаточно ознакомить в порядке, установленном локальным актом.

Письмо Минтруда от 8 мая 2026 года №15-4/ООГ-782 окончательно подтверждает: ознакомление работников с результатами СОУТ через эл.документооборот допустимо и не противоречит действующему законодательству.

При этом работодатель обязан:

• соблюдать сроки ознакомления (30 календарных дней);
• закрепить порядок эл.взаимодействия в локальном нормативном акте;
• обеспечить работников средствами эл.подписи.

Для новых и переведённых сотрудников установлен упрощённый порядок — подпись в карте СОУТ не требуется, достаточно ознакомления в порядке, определённом локальным актом.

Данное разъяснение Минтруда, поддержанное позднее и Рострудом, существенно упрощает документооборот работодателям, уже перешедших на эл.кадровый документооборот.

Источник: Письмо Минтруда от 8.05.2026г. №15-4/ООГ-782.
Источник изображения: [www.magnific.com]